Migramos tu fondo bibliográfico en 3 semanas y sin pérdida de datos​

Si quieres utilizar un nuevo Sistema Integral de Gestión de Bibliotecas como PMB o koha, pero tu sistema actual no permite la exportación (por ejemplo SABINI, Libermarc, Winisis, Abbies, etc.) o tienes el catálogo en un archivo tipo Access o Excel !podemos ayudarte a convertir los datos e importarlos en el nuevo sistema¡.

¿Estáis pensando en dar el salto a un sistema de gestión bibliotecaria online tipo PMB, KOHA, o similar?

Si es así, ¡enhorabuena!, las ventajas son considerables: catálogo en línea, préstamos automatizados, control de autoridades, entre otras muchas ventajas e, importante, siempre bajo el estándar MARC.

Sin embargo, aunque tengáis esta necesidad, es posible que os encontréis en una situación difícil que os frena para tomar la decisión de migrar o exportar los datos de vuestro fondo bibliográfico.  Probablemente, os sentís identificados con alguno de estos supuestos: 

SUPUESTO 1

En nuestra biblioteca, por falta de recursos, comenzamos catalogando y describiendo en lo que teníamos a mano en el ordenador (Access, Excel, e incluso Word). Aunque ahora es viable un sistema basado en software libre, tenemos todos los de registros descritos sin ningún tipo de normalización y no sabríamos cómo incorporarlos al nuevo sistema.

SUPUESTO 2

Hace años que tenemos automatizada la biblioteca con un software de gestión bibliotecaria (Winisis, Sabini, Abies, Libermarc, etc.) Estamos valorando el cambio a un sistema basado en software libre como PMB o Koha; sin embargo, tienen anuladas o muy limitadas las opciones de exportación, permitiendo una simple tabla con los datos

SUPUESTO 3

Hemos intentado migrar nuestros datos bibliográficos, pero el resultado ha sido un fracaso: no hemos podido migrar todos los campos, se ha mezclado información de los registros, hemos perdido mucha información, etc.

Cuando las bibliotecas abordan la migración de registros bibliográficos descubren que es una tarea compleja y tediosa. Al manejar un gran volumen de información, previamente es necesario tener en cuenta y supuestos posibles para no obtener un resultado insatisfactorio: mezcla de datos de los registros, caracteres raros, pérdida de información, etc. 

Esto sin hablar de los campos codificados y que son imprescindibles en los registros para la migración (campos que indican el tipo de documento, la fecha de incorporación, etc.) y que suelen dar errores cuando se importan al nuevo sistema de gestión bibliotecaria.

¿Y si te digo que podemos convertir tus datos al estándar MARC para incorporarlos de manera automática, sin pérdida de información, a tu sistema de gestión de bibliotecas PMB o tu sistema Koha?

Nosotros podemos hacer que esta situación cambie: llevaremos a cabo el proceso de migración de tus registros para que dispongas de tu catálogo automatizado en 3 semanas

¿Te imaginas a tus usuarios realizando una búsqueda online, prestar libros en apenas unos segundos o generar un informe especializado?

Experiencia

Hemos migrado ya más de 500.000 registros bibliográficos a PMB o Koha.

Hemos ayudado a varias bibliotecas en este proceso de automatización, llevando a cabo migraciones muy variadas en cuanto a tipo y volumenPodemos ayudarte; gracias a nuestra experiencia, compromiso y profesionalidad encontraremos tu solución.

Tenemos experiencia

Más de 500.000 registros bibliográficos, entre todas las bibliotecas, migrados para el sistema PMB o Koha.

Procesos adaptables

Hemos realizado conversiones de fondos bibliográficos compuestos desde unos cientos hasta 140.000 registros.

Procesos personalizados

Datos migrados desde multitud de sistemas: hojas de Excel o Word, a sistemas tipo Winisis, Libermarc o Abies.

Migramos tu fondo bibliográfico a tu sistema PMB o Koha, en 3 semanas y sin pérdida de datos.

O si lo prefieres, podemos facilitarte un fichero MARC compatible con tu sistema para que tú mismo te encargues de la importación.

¿Qué tipo de formatos podemos migrar?

Bases de datos y otros ficheros electrónicos

Descripciones en programas tipo Access, Excel, incluso Word (si los registros están diferenciados entre ellos con salto de línea, tabulación, etc.)

Sistemas de bibliotecas sin posibilidad de exportación

Programas como Winisis, Sabini, kronobiblos, Libermarc, Abies, etc. con o sin descripciones MARC sin opciones de exportación o limitadas.

Sistemas de bibliotecas no compatibles con MARC

Programas para la gestión de bibliotecas u otro tipo de fondos no normalizados y también sin opciones de exportación o limitadas.

¿Cuál es el proceso?

Previo al proceso de migración, hacemos varias comprobaciones, a partir de una muestra facilitada o una serie de preguntas, para:

  • ver que la migración es posible,
  • ver el porcentaje de datos que pueden convertirse y migrarse, y
  • recoger cualquier peculiaridad, campos personalizados, etc. que contengan las descripciones.


A partir de aquí, elaboramos la propuesta y, si es aceptada, iniciamos el proceso de migración; está formado por las siguientes fases:

Migración de registros bibliográficos

1. Analizar

Analizar de manera pormenorizada el fichero de origen y recoger características, supuestos, etc.

2. Mapear

Crear un mapa de equivalencias entre campos: información textual, campos codificados, transformación de información, y creación de nuevos campos si son necesarios.

3. Convertir

Transformar los registros bibliográficos, ya sea de una base de datos local (Excel, Access, Filemaker, etc.) o de otro sistema de gestión (Winisis, Libermarc, etc.)

4. Entregar

Preparar un fichero en formato MARC (MARC21, UNIMARC, XML-MARC,…) para que puedas importarlo a tu nuevo sistema de gestión bibliotecaria o llevar a cabo nosotros mismos la importación a tu sistema PMB o Koha.

¿Cuánto dura el proceso de migración?

A partir de las comprobaciones pertinentes, os realizamos la propuesta de migración. Una vez aceptada, el proceso de migración se lo haremos en 3 semanas.

¿Cuánto cuesta el servicio de migración de registros?

La estimación económica de una migración de registros bibliográficos dependen de muchos factores. Influye, entre otros muchos aspectos, cuestiones como:

  • Origen de los datos: sistema en los que estén descritos. En unas ocasiones es más sencillo que en otras extraer los datos de origen.
  • Modo en que han sido guardados y estructurados.
  • Volumen de datos. Si bien automatizamos la mayor parte de los procesos, hay fases de revisión y test manuales para garantizar el resultado.
  • Tipología de documentos, campos personalizados, etc.
  • Destino de los datos. Los procesos también varían si el destino es PMB, Koha u otro sistema compatible.

Todos estos factores condicionan el tiempo y procesos internos necesarios para la migración. 

De la misma forma que en algunas ocasiones las migraciones son muy complejas (por ejemplo, software sin ninguna opción de exportación), en otras, sorprendentemente, las migraciones pueden resultar sencillas y rápidas.

¿Te interesa una valoración de la migración de tu fondo bibliográfico?

Contacta con nosotros y estudiaremos vuestro caso de manera personalizada
  • Con garantías de resultados
  • De forma individualizada
  • Sin ningún tipo de compromiso
Puedes enviarnos una muestra de registros (50 aprox.) Ello nos permitirá hacer una valoración de manera rápida y precisa. (formatos permitidos: .txt, .csv, .xls, .doc)
Trataremos tus datos solo para comunicarnos contigo. Puedes ejercer, en todo momento, tus derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad. Más información en la Política de Privacidad.

FAQ ¿Tienes dudas?

Es necesario evaluar previamente los datos de origen. Pero, en la mayoría de los casos, conseguimos convertir el  90-100% de los datos deseados.

Analizamos de manera pormenorizada los datos de origen:

  • Identificamos todos los campos, las formas en que han sido recogidos,
  • Recogemos las tipologías de documentos, localizaciones y secciones.
  • Analizamos todos los campos y códigos personalizados (números de registro, signaturas, materias, códigos de clasificación, ….) 

Con todo ello hacemos una simulación y mostramos a la biblioteca el resultado que alcanzaremos.

Podemos realizar la migración completa. Es decir, incorporamos los registros bibliográficos convertidos al nuevo sistema de gestión de la Biblioteca si es PMB o Koha (también otros casos, aunque previamente tendríamos que revisarlo).

También podemos entregar un fichero MARC (MARC21 o UNIMARC) validado, listo para migrar a cualquier sistema compatible.

PMB tienes muchas opciones de exportación, incluido un formato MARC, aunque es concretamente UNIMARC. Este formato no es compatible con sistemas o repositorios que utilicen exclusivamente MARC21, por ejemplo Koha o la Red REBIUN.

Si necesitas migrar tus registros de PMB a MARC21 también podemos ayudarte.

Una vez revisado el fichero de origen y realizada la propuesta a la biblioteca, el proceso no dura más de 3 semanas.

La estimación económica de una migración de registros bibliográficos depende de muchos factores: origen de los datos, volumen del fondo, número de campos, etc. Lo que proponemos en contactar, sin ningún tipo de compromiso, para hacer una valoración previa.